Privacy Policy

Aan de hand van bijgaande verklaring wensen OFFIX PAYROLL aan te geven dat wij streven naar een kwalitatief niveau van gegevens- en databeveiliging, rekening houdende met de Europese en nationale regelgeving inzake privacy en bescherming van persoonsgegevens (AVG of GDPR genaamd).

1. GÉNÉRALITÉS

OFFIX PAYROLL traite dans le cadre de ses activités des données à caractère personnel.

Par données à caractère personnel, il convient d’entendre toutes les informations sur une personne identifiée ou identifiable.

Le traitement doit être interprété au sens large et est une opération ou un ensemble d’opérations sur des données à caractère personnel ou un ensemble de données à caractère personnel, effectués ou non par des procédés automatisés, comme la collecte, l’enregistrement, le classement, la structuration, le stockage, l’actualisation ou la modification, la demande, la consultation, l’utilisation, la communication par envoi, la diffusion ou la mise à disposition autrement, l’alignement ou la combinaison, la protection, l’effacement ou la destruction de données.

Vu que OFFIX PAYROLL valorise et respecte la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel, ces données à caractère personnel sont exclusivement traitées conformément (i) au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE, mieux connu sous le nom de Règlement général sur la protection des données (Rgpd) ou General Data Protection Regulation (GDPR), ainsi que (ii) toutes les réglementations nationales applicables.

La présente politique de confidentialité a pour objet de vous informer de manière transparente sur:

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel
Les finalités du traitement de vos données à caractère personnel
La période pendant laquelle les données à caractère personnel seront stockées
Vos droits se rapportant à ce traitement
Nos obligations liées à ce traitement
Les cookies

2. LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

OFFIX PAYROLL, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0644.744.251, dont le siège social est établi à Nieuwlandlaan 111/101, 3200 Aarschot, est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Cela implique que OFFIX PAYROLL définit l’objectif et les moyens pour le traitement des données à caractère personnel.

OFFIX PAYROLL le fait en sa qualité de société avec laquelle vous entretenez (directement ou indirectement) une relation contractuelle en tant que client ou que fournisseur, et dont vous visitez le site Internet.

3. LES FINALITÉS DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Comment? OFFIX PAYROLL collecte les données à caractère personnel dans le cadre (i) de contrats que vous concluez avec nous (directement ou indirectement), (ii) de la communication volontaire par la personne concernée (via le formulaire de contact ou non), (iii) de campagnes commerciales auxquelles vous participez, ou (iv) de l’utilisation de nos sites Internet et des réseaux sociaux (où décident les technologies associées comme les cookies).

Quoi? Les données à caractère personnel qui sont collectées par OFFIX PAYROLL sont (i) des données d’identification personnelles, (ii) des données d’identification électroniques, (iii) des données d’identification financières, (iii) des particularités personnelles, et (iv) des images filmées enregistrées.

Pourquoi? Les données à caractère personnel sont toujours collectées et traitées par OFFIX PAYROLL à une ou plusieurs fins bien précises. Les fins auxquelles OFFIX PAYROLL traite les données à caractère personnel sont les suivantes : (i) pour pouvoir exécuter les contrats conclus avec elle, (ii) pour pouvoir respecter les obligations légales applicables, (iii) à des fins de marketing (vous pouvez vous y opposer en tout temps), (iv) pour l’amélioration de nos services, (v) pour combattre la fraude, et (vi) pour la gestion de votre compte sur notre site Internet.

Conséquence en cas de non-communication? La communication des données à caractère personnel est une condition requise pour conclure un accord. Il est impossible d’exercer nos activités en l’absence de communication des données nécessaires.

4. LA PÉRIODE PENDANT LAQUELLE LES DONNÉES SERONT STOCKÉES

Vos données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour réaliser l’objectif pour lequel elles ont été collectées, conformément aux exigences légales, réglementaires et internes à cet égard et pas plus que la nécessité juridique. La présente disposition s’applique évidemment sans préjudice de vos droits tels qu’énoncés ci-dessous au point 5. 5.

5. VOS DROITS SE RAPPORTANT À CE TRAITEMENT

Droit de retrait de l’autorisation: Vous avez toujours le droit de retirer votre autorisation telle que décrite au point 6 ci-après. Bien évidemment, cela n’affecte en rien la légitimité du traitement avant ce retrait.

Droit d’accès: Vous avez toujours le droit d’obtenir de OFFIX PAYROLL une explication sur le traitement ou non de vos données à caractère personnel et d’y avoir accès.

Droit de rectification: Vous êtes toujours en droit d’obtenir de OFFIX PAYROLL la rectification immédiate des données à caractère personnel erronées.

Droit d’effacement des données: Vous avez le droit d’obtenir sans retard injustifié de OFFIX PAYROLL l’effacement des données à caractère personnel dans les cas suivants : (i) les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, (ii) l’autorisation sur laquelle repose le traitement a été retirée, (iii) vous vous opposez au traitement justifié par l’intérêt général ou un intérêt légitime, ou qui se déroule à des fins de marketing direct, (iv) les données à caractère personnel sont traitées illégitimement, (v) les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale, (vi) les données sont obtenues dans le cadre d’une offre de services de la société de l’information à un enfant.

Droit de limitation du traitement: Dans un certain nombre de situations, énumérées de manière limitative, vous avez également le droit d’obtenir la limitation du traitement, à savoir : (i) lorsque l’exactitude des données à caractère personnel est contestée, et ce, au cours d’une période qui permet au responsable du traitement de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel, (ii) lorsque le traitement est illicite et la personne concernée s’oppose à l’effacement des données à caractère personnel, (iii) lorsque OFFIX PAYROLL n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement, mais la personne concernée en a besoin pour établir, exercer ou fonder une demande juridique, et (iv) lorsque la personne concernée a fait opposition au traitement.

Droit à la transmissibilité des données: Dans des circonstances précises, vous avez le droit d’obtenir vos données à caractère personnel sous un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de les transmettre à un autre responsable du traitement.

Droit d’opposition au traitement à des fins de marketing: À tout moment, vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

6. NOS OBLIGATIONS LIÉES À CE TRAITEMENT

Principes du traitement: OFFIX PAYROLL traitera toujours les données à caractère personnel dans le respect des principes suivants : (i) d’une manière légitime, raisonnable et transparente pour la personne concernée, (ii) à des fins bien définies, décrites expressément et légitimes, (iii) de manière pertinente et limitée à ce qui est nécessaire pour les fins auxquelles le traitement est effectué, (iv) les données seront exactes et le cas échéant seront actualisées, (v) sont conservées sous une forme qui permet de ne plus identifier les personnes concernées sauf pour les fins pour lesquelles le traitement des données à caractère personnel est nécessaire, (vi) toutes les mesures techniques ou organisationnelles adéquates seront adoptées de sorte que les données à caractère personnel soient traitées de telle sorte à garantir leur protection adéquate et à les protéger contre tout traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou la détérioration involontaires.

Légitimité du traitement: OFFIX PAYROLL est exclusivement autorisé à traiter les données à caractère personnel si l’une des conditions suivantes est respectée : (i) vous avez expressément donné votre autorisation, (ii) le traitement est nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie (directement ou indirectement), (iii) le traitement s’inscrit dans le cadre d’une obligation légale de OFFIX PAYROLL, (iv) le traitement est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux et ceux d’une autre personne physique, (v) le traitement est nécessaire pour accomplir une tâche d’intérêt général ou une tâche dans le cadre de l’exercice de la puissance publique ou, (vi) le traitement est nécessaire pour la promotion des intérêts légitimes du responsable du traitement (sauf lorsque les intérêts de la personne concernée l’emporteraient).

Le partage des données à caractère personnel: Chez OFFIX PAYROLL, vos données à caractère personnel sont uniquement accessibles aux travailleurs qui dans le cadre de leurs activités doivent avoir accès à ces données à caractère personnel. Ces travailleurs sont tenus par des règles internes strictes portant sur le traitement des données à caractère personnel. Lorsque OFFIX PAYROLL fait appel à des parties externes pour le traitement des données à caractère personnel, elle fera uniquement appel à des parties qui offrent suffisamment de garanties pour que le traitement respecte des exigences légales et pour que vos droits soient garantis. Vos données à caractère personnel peuvent être transmises aux différentes catégories p. ex. les comptables externes, les fournisseurs informatiques, les consultants, les entreprises de marketing, les instances gouvernementales etc.

7. COOKIES

Les cookies sont de petits fichiers que le serveur installe sur votre ordinateur et qui sont nécessaires pour naviguer. Certains autres cookies ont d’autres fonctions, comme retenir les données de l’internaute lorsqu’il se connecte en tant que membre enregistré sur un site Internet. Certaines pages du site Internet ont recours à des cookies pour retenir les préférences ou pour des raisons techniques.

Lors de l’utilisation du site Internet de OFFIX PAYROLL, il vous sera demandé de fournir votre autorisation pour installer des cookies sur votre appareil (à l’exception des cookies purement techniques pour lesquels aucune autorisation expresse de l’utilisateur n’est exigée).

Les cookies ne sont pas conservés plus longtemps que nécessaire avec une période de conservation maximale de 2 années.

Si vous ne souhaitez pas que des cookies soient placés sur votre ordinateur, vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur à cette fin.

8. DISPOSITIONS FINALES

La présente politique de confidentialité peut toujours être modifiée à l’avenir. Les modifications ou les adaptations à l’avenir vous seront alors toujours communiquées au préalable.

Grâce à cette politique de confidentialité, nous nous sommes évertués à vous informer de manière transparente sur vos droits et les obligations de OFFIX PAYROLL dans le cadre du traitement des données à caractère personnel. Cependant, si la situation n’est pas claire, si vous souhaitez de plus amples informations, ou si vous avez des questions, nous nous ferons une joie de vous aider.

Pour nous contacter, ou pour exercer un de vos droits en matière de protection des données, vous pouvez envoyer un courrier électronique à privacy.offix@offix.solutions ou une lettre à OFFIX– Nieuwlandlaan 111/101 – 3200 Aarschot à l’attention du responsable vie privée. Lorsque vous exercez vos droits, votre lettre ou votre courrier électronique doivent être accompagnés d’une copie de votre carte d’identité ou de votre passeport pour que votre identité puisse être vérifiée.

Si vous avez une plainte et/ou des suggestions sur le traitement de vos données à caractère personnel, n’hésitez pas à nous en faire part. OFFIX PAYROLL attache beaucoup d’importance à la protection de vos droits. En outre, sachez que vous avez toujours le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de surveillance, à savoir l’autorité de protection des données.